Презентация "Постановка делопроизводства в организации" по менеджменту – проект, доклад

Преподаватель: к.п.н. Н.А. Емельянова

26.02.2016 Колледж МФЮА ПОСТАНОВКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Служба ДОУ

Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.

Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:

инструкцией по делопроизводству; положением о службе ДОУ; должностными инструкциями работников ДОУ.

Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:

1) документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.)

2) организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов – обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);

3) организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).

ГОСТ Р 7.0.8. - 2013

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников, и пунктами технической обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хранение и использование информации (подразделения службы ДОУ, делопроизводственные работники структурных подразделений и др.).

Одна из типовых функций службы ДОУ

Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полиграфии, учитываются отдельно.

В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки: входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию; исходящие (отправляемые) документы, т.е. официальные документы, отправляемые из организации; внутренние документы, т.е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Схема документооборота в процессе исполнения входящего документа

Пример создания и согласования внутренних документов

Основные этапы маршрута прохождения документа:

прием поступающих документов, их первоначальная обработка; доставка документов по назначению; рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений; регистрация документов; информационно-справочная работа; контроль исполнения документов; исполнение документов; отправка документов.

Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации.

Организационная форма делопроизводства может быть централизованной, децентрализованной и смешанной. Выбор определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений.

ДОУ

Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т. е. централизуются. Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обрабатываемых документов.

Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разобщены. Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ.

В крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой централизуется часть выполняемых работ по документационному обслуживанию. Такие работы, как регистрация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.

Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что позволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, выполнения справочно-информационной и аналитической работы, а также использования элементов электронного документооборота. Это позволит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.

Прием и обработка корреспонденции

Организация доставки документов

Почтовая связь: письма, бандероли, печатные издания и др.

Фельдъегерская связь, спецсвязь, курьерская доставка

Электрическая связь: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие работы

1. Проверяются правильность доставки корреспонденции и целостность упаковки, т. е. правильность адресования и наличие поврежденной упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.

2. Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с пометкой ≪лично≫, адресованные общественным организациям, а также корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях. На невскрываемой корреспонденции проставляется отметка о получении на упаковке, после чего она передается на сортировку. Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) подлежит вскрытию. 3. Определяется необходимость сохранения упаковки (конвертов).

4. Проверяются целостность и правильность вложения каждой упаковки. 5. Проставляется отметка о получении (реквизит 29) на первом листе документа в правом нижнем углу. 6. Производится сортировка документов и невскрываемой корреспонденции по адресатам - структурным подразделениям организации. 7. Организуется доставка документов адресатам.

Организация рассмотрения документов

документы, подлежащие рассмотрению руководством организации; документы, направляемые на исполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства; документы, не требующие регистрации; далее необходимо определить их дальнейший маршрут и исполнителей. документы, решение которых не входит в компетенцию организации, возвратить их отправителям или отправить по назначению; обращения граждан.

Таким образом, в результате предварительного распределения поступающих документов руководству организации на рассмотрение передается не более 15-20 % общего количества документов. Это существенно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов.

Часто лица, осуществляющие предварительное рассмотрение, готовят для руководителя проект резолюции на отдельном листе формата А6, подкалывая его к документу. Если руководитель согласен, он подписывает резолюцию и проставляет дату.

Иванову И. К. Сидорову А. А. Подготовить проект положения об учетной политике к 03.12.2006 05.11.2006 личная подпись

Резолюция пишется, как правило, на первом листе документа, на любом свободном, кроме полей, месте и включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителей (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?), личную подпись (кто дал указание?), дату (когда дано указание?).

Также на участок регистрации передаются документы, не требующие рассмотрения руководства. Лицо, осуществляющее их предварительное рассмотрение, обычно проставляет на таких документах либо индекс структурного подразделения, либо фамилию его руководителя. Такая операция в делопроизводстве называется разметкой. Документы, не требующие регистрации, после их разметки сразу передаются по назначению.

Документы, решение которых не входит в компетенцию организации, после составления сопроводительного письма с разъяснениями возвращаются в экспедицию на отправку отправителю или по назначению. Обращения граждан после рассмотрения руководством организации или руководителем подразделения по работе с обращениями граждан должны быть зарегистрированы и переданы исполнителям.

Схема организации работы с документами