Презентация "Лекции 5, 6Системы документации. Оформление управленческих документов." – проект, доклад

Лекции 5, 6 Системы документации. Оформление управленческих документов.

Системы документации

1. Организационные документы 2. Распорядительная документация 3. Информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация 4. Плановая документация 5. Отчетно-статистическая 6. Кадровая документация 7. Бухгалтерская документация.

Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.

УСТАВ - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Регламент - документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения и др.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Решение - это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д. Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции. Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия.

Информационно-справочные документы

Справки - документы, содержащие информацию по какому-либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и событий. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Акт - документ составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события. Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Телеграмма (телетайпограмма, телекс) - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20-30 слов, чаще всего приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица. Факс воспроизводит все особенности документа - подлинника, поэтому удобны.

Документирование деятельности коллегиальных органов

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также он допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Система плановой документации

Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами или ведомствами. Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, для подведомственных учреждений и организаций. Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов, и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Программа - плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная.

Система отчетной документации

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе ("Отчет о работе аттестационной комиссии…"; "Отчет о работе отдела…"); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.). В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения.

Кадровая документация

Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работников; Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); Трудовые книжки; Личные карточки формы Т-2; Личные дела; Лицевые счета по заработной плате. Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. С 1 января 1998г. введены новые унифицированные формы документов : Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т-1); Личная карточка (ф.Т-2); Учетная карточка научного работника (ф.Т-4); Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т-5); Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т-6); Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф.Т-8).

Порядок приема на работу

Порядок увольнения

Порядок перевода

Основные виды документов по личному составу

В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Трудовые контракты. Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их является трудовой контракт (договор). Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Трудовая книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т-2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Личные дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике представляет собой личное дело (досье).

Система бухгалтерской документации

Первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Регистры бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации. Содержащейся в принятых к учету первичных документах. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, на магнитных лентах, дисках, дискетах, и иных машинных носителях. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.