Презентация "Составление табеля унифицированных форм документов организаций" – проект, доклад

Составление табеля унифицированных форм документов организаций

Что такое табель?

Табель - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

Функции табеля

Справочник, содержащий в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации

Справочник позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов

Является средством оптимизации документооборота

Разработка Табеля состоит из следующих этапов:

предпроектное обследование. выбор формы Табеля (сбор и анализ материала). формирование структуры Табеля. отбор форм документов для включения в Табель. составление Табеля. согласование Табеля. утверждение Табеля

Задачи предпроектного обследования:

определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения; формирование структуры Табеля; выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля.

На первом этапе изучаются:

Документация организации изучается как минимум за последний год ее деятельности

Цели этапа сбора и анализа материала:

выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации создание в процессе их реализации документов

Сбор сведений проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности, в т.ч. по выявлению форм документов.

Сведения о каждом документе фиксируются в карте документа, в которую вносится следующая информация:

полное наименование формы документа, включая заголовок, если он имеется; код формы; имя файла (если имеется электронный вариант документа); функция управления и задача; ведения об основных этапах подготовки документа

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа.

Цели создания табеля: оптимизация видового состава и форм документов, создаваемых в организации закрепление порядка их подготовки и прохождения в организации оптимизация и сокращение документооборота

Табель – эффективный инструмент упорядочения форм документов в условиях применения автоматизированных технологий подготовки и организации работы с документами

Необходимость разработки табеля унифицированных форм документов организации определена требованиями пункта 17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4

В помощь ДОУ организаций разработаны

Методические рекомендации по составлению табеля унифицированных форм документов организации Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ и БелНИИДАД

Методические рекомендации помогут работникам:

Определить порядок разработки табеля Применить на практике правила унификации документов Составить, оформить и утвердить табель

Альбом форм документов

содержит унифицированные формы и примеры документов, включенных в табель

Методические рекомендации содержат:

Примеры оформления табеля Перечень нормативно-правовых актов РБ, устанавливающих состав типовых и унифицированных форм документов Примеры приказов о разработке и утверждении табеля

Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Задачи унификации

сокращение многообразия применяемых документов

приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении)

приведение к единому виду процессов их обработки, учета и хранения (в ДОУ)

Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:

единого принципа построения форм документов; регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации; установления совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов; установления единых правил составления и оформления реквизитов документов; единства применяемой терминологии и условных обозначений.

Работа по унификации документов включает:

разработку унифицированной системы документирования (УСД); внедрение межотраслевых УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД; введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической (ОКТЭ) документации с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм, документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД; разработку ОКТЭ информации, отражающих специфику отрасли.

Результаты унификации

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности организации

Результаты унификации форм документов получают закрепление в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации

Табель форм документов

Табель форм документов предназначен для:

оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе; классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности; унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации; унификации форм документов организации; упорядочения документной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.