Презентация "Основы архивного хранения" – проект, доклад

Основы архивного хранения

Делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

22 октября 2004 года № 125-ФЗ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Принят Государственной Думой 1 октября 2004 года Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 года

Подготовка исполненных документов к архивному хранению

31 декабря 1 января

Первый этап подготовки документов к сдаче в архив заключается в определении сроков их хранения, которое производится в процессе экспертизы научной и практической ценности документов

Задачи экспертизы

Отбор документов, имеющих полит, хоз., научн., культ. значение, для их передачи на постоянное хранение в гос. архивы РФ; Отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-истор. ценности, но сохраняющих практическое значение; Выделение к уничтожению документов, не имеющих научн. ценности и утративших практическое значение; Установление или изменение сроков, хранения документов.

Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов.

Типовые Ведомственные

"Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ".

Сроки хранения

долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например 10 лет, 30 лет, 75 лет и т. д.); кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например 1год, 3 года или 5 лет); некоторые документы не хранят - они подлежат уничтожению.

Примеры сроков хранения

Исчисление срока хранения

Май 2012г. ? С 1 января 2013г. Номенклатура дел

систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Оформление дел долговременного хранения

Документы могут группироваться в дела по следующим признакам:

Авторскому Корреспондентскому Географическому Хронологическому Номинальному Тематическому

Определите тип группировки

Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Бологое Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диабетических препаратов Приказы ректора СПбГПУ по учебной работе за 2010 г. Переписка с вузами Астраханской области.

Внутренняя опись

Заверительная надпись

Заверительная надпись В данном деле пронумеровано 126 (сто двадцать шесть) листов Заведующая канцелярией Попова Е.А.Попова 18.01.2011

Оформление дел кратковременного хранения

документы оставляют в делах в скоросшивателях, листы не нумеруются, описи на дела не составляются.

Выдайте, пожалуйста…

На уничтоженные документы составляется АКТ, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов

Контрольные вопросы

Что такое номенклатура дел? Каковы общие требования к номенклатуре дел? Назовите виды номенклатур дел. Какие требования предъявляются к заголовкам дел? Как определяются сроки хранения дел? Как оформляется номенклатура дел? Что понимается под формированием дел? Как располагаются документы внутри дела? Каков порядок хранения дел? Каков порядок выдачи документов и дел во временное пользование?

Что понимается под экспертизой ценности документов? Каковы основные критерии оценки документов? Кто проводит экспертизу ценности документов? Что входит в задачи и функции экспертных комиссий? Как оформляется акт на уничтожение документов? Что входит в комплекс работ по оформлению дел? Как оформляются дела временного срока хранения? Как оформляются дела постоянного и долговременного сроков хранения? Как оформляется лист-заверитель дела? Как оформляется обложка дела? Каков порядок составления и оформления описей дел? Каков порядок передачи дел в архив?