Презентация "Интеграция систем менеджмента" по экономике – проект, доклад

Интеграция систем менеджмента

Интегрированная система менеджмента (ИСМ) - это часть системы общего менеджмента организации, отвечающая требованиям двух или более международных стандартов на системы менеджмента и функционирующая как единое целое. Известные стандартизированные подходы к интеграции: Система менеджмента качества (ISO 9001) Система экологического менеджмента (ISO 14001) Системы менеджмента охраны труда и промышленной безопасности (OHSAS 18001, BS 8800, ILOOSH) Системы менеджмента социальной ответственности (SA 8000, IS 10000) Системы менеджмента информационной безопасности (BS 7799-1, 2:1999, ISO 17799:2000) Системы управления проектами (BS 6079 - 1, 2, 3:2000; IEC 62198:2002), Система управления рисками в корпоративном управлении (PD 6668:2000), Система управления знаниями (PAS 2001:2001), Система управления записями (ISO 15489 -1:2001)

Создания ИСМ в странах, вступающих в ВТО, необходимо придерживаться требований следующих международных стандартов: 1. Решение задач управления качеством должно обеспечиваться системой менеджмента качества по ИСО 9000 2. Предприятие должно управлять воздействием производства продукции на природу, используя систему экологического менеджмента по ИСО 14000. 3. Предприятие должно создать персоналу условия для производительного и безопасного труда, что обеспечивается системой менеджмента профессиональной безопасности и здоровья (СМПБ) OHSAS 18000. 4. Социальная среда, в которой существует предприятие, предъявляет к нему требования обеспеченности персонала в системе социальной ответственности SA 8000: комфортности труда, социальной защищенности, реализации социальных гарантий, благотворительности и поддержки общественных движений и этики ведения бизнеса. 5. Предприятие должно обеспечить защиту конфиденциальной информации организации согласно требованию Системы управления информационной безопасностью ИСО 27000 6. Предприятия пищевой промышленности и производства лекарственных средств должны гарантировать безопасность продукции, чистоту и гигиену производства, внедряя Систему менеджмента безопасности продуктов питания ИСО 22000:2005. 7. Для организации производства выпуска конкурентоспособной продукции, пользующейся реальным спросом потребителей, необходимо организовать исследование требований и удовлетворённости потребителей по ИСО 20225 «Исследования рынка, общественного мнения и социальных проблем». 8. Характерными факторами устойчивого развития любого предприятия являются также финансовая стабильность и положительная динамика уровня прибыльности и доходности. Этому вопросу посвящена ССП - система сбалансированных показателей.

СЭМ, СМК, любая другая система менеджмента или их комбинация могут быть эффективны и результативны, только если встроены, или являются неотъемлемым элементом системы управления организацией. Реальная интеграция систем менеджмента - это степень эффективного взаимодействия между различными системами менеджмента, действующими на предприятии (СМК, СЭМ и/или СМОТиПБ) Организации, приступающие к разработке и внедрению,любой системы менеджмента, задаются вопросом, что будет более эффективным – разрабатывать ли сразу комплексную систему, учитывающую, наравне с охраной окружающей среды, и такие аспекты, как качество, охрана труда и техника безопасности; сконцентрироваться ли сначала на одном из аспектов, а затем, на более поздней стадии, интегрировать в систему управления, разработанную применительно к одному аспекту, другие; разработать и использовать отдельные системы для различных объектов управления. При определении степени интеграции организации следует учесть возможности структурной проработки проекта

история развития управления различными аспектами – от контроля «на конце трубы» через управление процессом к комплексному управлению; постепенный переключение с технических решений на организационно-управленческие функции; хотя цели различных систем не идентичны, объектом управления во всех случаях является процесс в целом и, что самое важное, одни и те же работники; для достижения целей системы необходимо взаимодействие нескольких составляющих производственной цепи; мотивация разработки систем нередко определяется в большей степени внешними, чем внутренними стимулами; многие элементы систем (политика, механизм корректировки, информация как основа контроля), равно как и используемые инструменты (заявление о политике, отчетность, аудит, измерение, регистрация информации) идентичны; организационная культура, необходимая для успешного внедрения систем управления, практически одна и та же.

системы направлены на разные объекты (например, СЭМ – на снижение выбросов, сбросов и уменьшение объемов отходов, сокращение энергопотребления, а система управления качеством – на обеспечение качества продукции и услуг, удовлетворенности потребителей); требования к рассматриваемым аспектам могут исходить от разных субъектов (в управлении качеством – от клиентов, в экоменеджменте – от общества в целом, иногда в лице органов государственного управления); дополнительные издержки, связанные с СЭМ, сложнее переложить на потребителя, чем в случае управления качеством; поскольку управление качеством теснее связано с основными процессами, ему придается большее значение, чем управлению охраной окружающей среды; экологический менеджмент в большей степени концентрируется на процессе непрерывного совершенчтвования..

Сходства и различия систем управления:

Интегрированная система менеджмента (MSS) - есть система, соединяющая в себе требование соответствия нескольким международным стандартам, функционирующая как единая система, являющаяся частью системы менеджмента предприятия

Пирамида интегрированной системы менеджмента

Интеграция систем менеджмента:

Факторы, способствующие/препятствующие интеграции: Цели Объекты Состояние дел Фаза разработки Приоритеты и важность Приоритеты внешних заинтересованных сторон Структура существующих систем Важность повышения эффективности Слияния / поглощение

Уровни интеграции Интеграция мероприятий и мер: интеграция ограничена необходимостью учета всех соответствующих аспектов при разработке и реализации конкретных мероприятий. Интеграция аспектов в политике, процедурах и инструкциях: интегрируются как мероприятия, так и некоторые элементы системы. Интеграция руководств и документации: там, где за различные аспекты отвечают разные люди, может быть целесообразным сохранить раздельные руководства. Возможно, подготовить единое руководство, показывающее взаимосвязи между различными параграфами руководства и ответственностью различных работников за соответствующие аспекты. Интеграция систем: подход к общей интеграции всех систем на основе специальной концептуальной модели.

Подходы к интеграции: Создание аддитивных (от латинского additio - прибавление) моделей ИСМ (модель «матрешка»), когда к системе менеджмента качества (СМК), выполняющей роль базовой системы и в необходимых случаях использующей требования, последовательно добавляются система экологического менеджмента (СЭМ), система OHSAS, SA 8000, HACCPР, GMP или FSС. 2. Создание полностью интегрированных моделей, когда все системы менеджмента объединяются в единый комплекс одновременно. 2.1. Модель «нулевой цикл». Разработка с самого начала интегрированной системы управления возможно в тех случаях, когда еще не была разработана ни одна из систем управления. Однако многие организации приходят к выводу, что этот подход весьма сложен и неизбежно переключаются на другой; 2.2. Модель «узел интеграции».Разработка систем управления различными аспектами по отдельности, с последующей интеграцией после успешного внедрения каждой из них

Применение сбалансированной системы показателей (ССП) как способа создания оптимальной интегрированной системы менеджмент включает 4 области: Финансы Удовлетворённость клиентов Результативность бизнес-процессов Обучение и развитие персонала

Интеграцию планируемых финансовых показателей роста предприятия и системы менеджмента качества (СМК), ориентированной на потребителя, через организацию соответствующих бизнес-процессов и подготовку персонала можно представить в виде «цепочки прибыльности» предприятия . Интеграция финансового менеджмента и менеджмента качества на основе ССП и СМК осуществляется через уточнение политики и целей в области качества, направленных на обеспечение стратегических финансовых показателей, установленных в рамках ССП

Сбалансированная система показателей (ССП):

Сбалансированная система показателей:

При планировании внедрения СЭМ следует особое внимание уделить следующим моментам: анализу соответствия существующей системы требованиям ISO 14001 («gap - анализу»), выявлению тех элементы СМК, которые могут быть использованы при создании СЭМ или уже включают определенные положения, связанные с природоохранной деятельностью, разработке структуры интегрированной системы (в том числе, взаимодействия общих и независимых элементов). анализу необходимость их уточнения, дополнения или совершенствования

В ходе внедрения СЭМ должны быть учтены: определены принципы и приоритеты, полномочия, связанные с ней; разработаны системные процедуры, регистры аспектов и законодательных требований. пересмотрены и дополнены существующие процедуры и инструкции оперативного управления, программы мониторинга, скорректированы документы, регламентирующие должностные обязанности сотрудников, систему материального стимулирования и мотивации. разработаны новые процедуры управления операциями, пересмотрены процедуры внутреннего аудита, разработаны и утверждены цели, задачи и программы. развиты информирование и обучение персонала.

Направления возможного интегрирования элементов и процедур систем менеджмента: Ответственность и структура управления Ответственность и полномочия, должностные обязанности и структура управления в организации должны определяться единым комплектом документов. Если распределение ответственности отказывается достаточно сложным, можно создавать информационные материалы, описывающие его в отношении отдельных компонентов ИСМ. Структура управления должна, по меньшей мере, координироваться единым образом. В то же время,в средних и крупных предприятиях, скорее всего, будут необходимы отдельные подразделения, решающие задачи менеджмента качества и экологического менеджмента, безопасности и охраны труда. Они могут работать под общим руководством координатора ИСМ. Политика Организации необходимо определить приоритеты и принципы политики в отношении всех направлений интегрированной системы менеджмента. В зависимости от предполагаемого распространения политики, а также подхода к формированию ее содержания и степени детализации может быть разработана единая политика или отдельные политики в области качества и в области охраны окружающей среды и безопасности. В противном случае требования к содержанию политики и желание сделать ее краткой обычно вступают в противоречие. Аспекты Требования к идентификации и ранжированию экологических аспектов относятся только к СЭМ. С другой стороны, часть аспектов относится к компетенции СМОТиПБ; многие аспекты тесно связаны с вопросами СМК.

Требования законодательства и другие требования В то время как выявление требований законодательства, связанных с природоохранной деятельностью и экологическими аспектами организации относится только к СЭМ, анализ требований внешних сторон в отношении экологических аспектов организации следует включать в процедуры анализа контрактов в рамках СМК. Планирование (цели, задачи, мероприятия, программа) Процедуры определения целей в области качества и экологических целей могут быть независимы, хотя в любом случае ставящиеся цели должны быть скоординированы. Процедуры разработки конкретных задач и программ лучше делать общими. В зависимости от практики укрупнения бюджетов в организации может разрабатываться либо общая программа ИСМ, либо скоординированные между собой отдельные программы. Управление операциями Оперативные процедуры и инструкции, в том числе должностные, должны объединять все предъявляемые к процессу, операции или должности требования. Готовность к нештатным ситуациям и авариям и ответные действия Требования СЭМ полностью соответствуют требованиям стандартов и рекомендаций в области безопасности и охраны труда, и соответствующие процедуры и методы должны быть интегрированы. Управление документацией Необходимо использовать единую систему управления документацией в рамках организации. Система документации ИСМ Организация может разработать единое Руководство по ИСМ, описывающее все процедуры и процессы различных направлений, отдельные Руководства по СМ, ссылающиеся на единые процедуры там, где это имеет место.

Взаимодействие и обмен информацией В организации могут существовать и специальные процедуры распространения информации, и элементы общих процедур, нацеленные на это. В зависимости от объема информации, удобства пользователей, а также интеграции процедур, могут объединяться и потоки информации, связанные с охраной окружающей среды, обеспечением безопасности и менеджментом качества. В тех случаях, когда осуществляемая деятельность связана с этими системами менеджмента, объединять и соотносить информацию необходимо. Мотивация Система подходов к мотивации персонала в организации должна быть единой для того, чтобы избежать перекосов в функционировании ИСМ. Подготовка и обучение Обучение специалистов элементам СМ и контролю аспектов организации, связанным с качеством и охраной окружающей среды, может быть по большей части объединено. Обучение выполнению интегрированных процедур и инструкций, естественно, должно включать все связанные вопросы. Мониторинг Поскольку различные контролируемые показатели могут использоваться как в рамках СМК, так и в рамках СЭМ, рекомендуется строить интегрированную систему мониторинга или тесно координировать оценку и анализ показателей. Несоответствия, внутренний аудит СЭМ и анализ системы руководством Выявление и анализ несоответствий в отношении всех компонент ИСМ, аудиты для анализа результативности организации и эффективности ее ИСМ, а также анализ ИСМ руководством следует осуществлять одновременно, поскольку как элементы управления, применяемые в интегрированных системах менеджмента организации, так и соответствующие аспекты реально осуществляемой практической деятельности тесно взаимосвязаны.

Преимуществах внутренней среды, связанные с интеграцией систем менеджмента: Обеспечение согласованности действий внутри организации, при этом общий результат от согласованных действий выше, чем простая сумма отдельных результатов Минимизация функциональной разобщенности в организации, возникающей при разработке отдельных систем менеджмента Достижение более высокой степени вовлеченности персонала в улучшение деятельности организации Уменьшение объема документов на систему менеджмента, по сравнению с суммарным объемом документов в нескольких параллельных системах Уменьшение затрат на разработку, функционирование и сертификацию Системы Менеджмента, по сравнению с суммарными затратами при нескольких системах менеджмента

Внешние преимущества , связанные с сертификацией интегрированной системы менеджмента: Полностью отвечает всем требованиям мирового делового сообщества Усиливает конкурентоспособность во внешней среде; Дает надежную защиту компании от иностранных конкурентов в условиях вступления России в ВТО Улучшает общественное мнение о надежности, стабильности и высоком уровне развития Компании Способствует респектабельности, положительному имиджу и высокому статусу Компании Способствует получению своевременных инвестиций и льготных кредитов Дает значительный приоритет над конкурирующими организациями Позволяет заключать договора страхования с минимальными процентными ставками Дает возможность получения муниципального и государственного заказа Значительно упрощает получения разрешений, лицензий и других разрешительных документов

Порядок создания интегрированной системы менеджмента:

Наиболее значимые меры в ходе работы по созданию ИСМ: проведение руководством организации широкой разъяснительной работы по созданию ИСМ; выработка четкой стратегии создания ИСМ, определение и выделение для реализации стратегии необходимых ресурсов; обеспечение благоприятных стартовых условий для выполнения работ, формирования руководящих и рабочих органов, способных придать процессу создания ИСМ необходимый импульс и непрерывность специальные занятия и тренинги для членов руководящих и рабочих органов; постоянная поддержка работ со стороны руководства, демонстрация заинтересованности в успешном завершении работ, проявление особого внимания группам и отдельным сотрудникам, от которых можно ожидать наибольшего противодействия; мониторинг и регулярный анализ хода работ, информирование о его результатах всего персонала посредством прямых контактов с сотрудниками

Элементы систем менеджмента, которые претерпевают изменения и выигрывают от интеграции систем: единая политика организации; оптимальное использование ресурсов; комплексные меры оперативного контроля; общее управление документацией; единый подход к разработке документации; общие информационные и обеспечивающие системы; общая система подготовки и развития персонала; организационная структура и структура подотчетности; системы измерения и мониторинга; записи и отчетность; единый аудит;

Проектирование ИСМ реализует процессный подход в соответствии с требованиями ИСО 9001:2000 и предполагает последовательность шагов: выбор международных стандартов менеджмента, используемых при проектировании ИСМ; идентификация процессов в организации, на которые распространяется действие ИСМ; установка последовательности и взаимодействия идентифицированных процессов; назначение руководителей процессов, ответственных за их результативное и эффективное управление; определение конкретных требований международных стандартов менеджмента, используемых в ИСМ, которые должны выполняться в каждом процессе (решение данной задачи представляется ключевым при проектировании интегрированной системы менеджмента); установка критических контрольных точек в процессах, выбранных в международными стандартами; определение методов и средств для мониторинга, измерений и анализа процессов; формирование критериев оценки результативности и эффективности процессов ИСМ в целом.

Документирование ИСМ: Целью документирования - создание нормативно-организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения ИСМ Предусматривает определение состава и структуры документов ИСМ, установление правил их разработки и идентификации, что должно обеспечить решение таких задач, как : установление требований к осуществлению процессов, правильное понимание этих требований, воспроизводимость, прослеживаемость процессов оценивание достигнутых результатов. Принцип Оккамы: «Не умножай сущности сверх необходимого», т.е. не стремись к сложному, когда можно обойтись простым. Наибольший массив документов систем менеджмента составляют процедуры, инструкции и методики. Целесообразно документировать лишь то, что минимизирует риск неправильных действий Интеграция систем менеджмента обеспечивает единый подход к их раз­работке, документированию, функционированию и проверкам Многие документы можно объединять, например, по внутренним аудитам (проверкам), управлению документацией (Процедуры, инструкции, методики), а также политики, руководства по ИСМ и т. д.

Внедрение ИСМ осуществляется двумя способами: 1способ : К ISO 9000 (система менеджмента качества) добавляется ISO 14000 (система экологического менеджмента) и OHSAS 18000 (Система менеджмента здоровья и безопасности на производстве). 2способ: Все системы менеджмента объединяются в единый комплекс одновременно, то есть создаются полностью интегрированные модели. Большинство экспертов, считают второй способ наиболее эффективным. Внедрение системы менеджмента, независимо от области деятельности, не менее сложно, чем ее проектирование; Важно добиться, чтобы спроектированная система заработала и вошла в режим стабильного функционирования; Первостепенную роль начинает играть внутренний аудит с целью проверки степени практического выполнения требований, установленных в документах ИСМ (по стандарту ИСО 19011:2005 Рекомендации (руководящие указания) по проверке систем менеджмента качества и (или) охраны окружающей среды«)

Основные действия при разработке и внедрении ИСМ: Диагностирование (проведение предварительного аудита) менеджмента организации. Организация работ по параллельному внедрению ИСО серии 9000, ИСО 14001, и/или OHSAS 18000. Обучение руководителей и специалистов предприятия. Документирование интегрированной системы менеджмента и разработка Руководства по интегрированной системе менеджмента. Обучение внутренних аудиторов интегрированной системы менеджмента. Создание службы внутреннего аудита. Проведение предсертификационного аудита интегрированной системы менеджмента. Подготовка к проведению и сопровождение сертификационного аудита.

Подготовка и проведение сертификации ИСМ: Сертификацию ИСМ следует рассматривать как логическое завершение работ по ее созданию. Одним из условий успешного продвижения организации на международных рынках, повысить предсказуемость бизнес В ходе подготовки к сертификации выбор органа по сертификации ИСМ, проведение предсертификационного аудита силами внутренних аудиторов и внешних консультантов, подготовка персонала к взаимодействию с внешними аудиторами. Сертифицировать ИСМ может один или несколько органов путем последовательной сертификации входящих в нее систем менеджмента. Наиболее предпочтителен для организации вариант сертификации ИСМ в целом одним органом . Сертификат ИСМ выдается сроком на 3 года. Орган по сертификации ежегодно проводит проверку Сертификация интегрированной системы менеджмента - комплексный внешний аудит деятельности организации, или раздельный аудит, направленный на проверку соответствия каждой из внедренных на предприятии систем менеджмента требованиям соответствующих стандартов.