Презентация "Документоведение и делопроизводство" – проект, доклад

Лекция 4. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Документоведение и делопроизводство Курс лекций

«Я привык ни в чем не отступать от гражданских законов, хотя за это и потерпел на службе, но уж извините: обязанность для меня дело священное, закон -- я немею пред законом.» Н.В. Гоголь «Мертвые души»

ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Цель создания организационных документов

Организационные документы создаются для нормативно-правовой регламентации деятельности организации, ее структурных подразделений, деятельности отдельных работников, каких-либо направлений деятельности организации. К ним относятся: устав организации (положение); положения о структурных подразделениях организации; должностные инструкции; инструкции, правила (например, инструкция по делопроизводству; правила внутреннего трудового распорядка); штатное расписание; структура и штатная численность.

Формуляр организационных документов

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Формуляр состоит из реквизитов: наименование организации (автора документа); наименование вида документа; дата; номер; место издания (город); гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования; идентификатор электронной копии документа.

Издание организационных документов

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа: устав (чей?). Дата организационного документа будет дата утверждения. Текст составляется компетентными лицами, которые назначаются администрацией или по собственной инициативе. Организационные документы это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики. Текст делится на главы и разделы, которые нумеруются многоуровневыми списками. Подписывают организационные документы авторы проекта (лица, составившие текст). Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующих определенное направление деятельности организации. Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом

Порядок издания

Виды организационных документов

Учредительные документы учредительный договор устав или положение. В тексте учредительных документов должно содержаться: наименование юридического липа, содержащие указание на его организационно-правовую форму; наименования некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица; место нахождения юридического липа, которое определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное; предмет и цели деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий); " порядок управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Устав

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Уставы - это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики. Особенностью оформления устава является наличие отметки о регистрации устава: наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых юридических лиц; дату регистрации; государственный регистрационный номер. отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.

В чужой монастырь со своим уставом не ходят

Существуют, например , уставы: добровольных спортивных обществ акционерных обществ товариществ с ограниченной ответственностью уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных сил РФ (строевой, дисциплинарный и др.), уставы общественных организаций и т.д. Уставы утверждают: Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждают высшие органы (министерств, ведомств). Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации. Уставы частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при регистрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.

Положение

Положение - правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают: индивидуальные - об отделах, цехах, управленческих подразделений, включенных в схему организационной структуры управления предприятия; типовые - о цехах основного производства, структурных подразделениях. Положение можно классифицировать на: положение о структурных подразделениях; положение о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет); положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Примеры положений

Например: системы органов государства: Общее положение о министерствах РФ единого органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции) структурного подразделения (комиссии, группы). деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, Положения об открытиях, изобретения и рационализаторских предложениях, положение об оплате труда работников и т.д. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органа, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Инструкция

Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, должностных лиц и граждан. Все инструкции подразделяются на две группы: инструкции регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого участвуют исполнители ; должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Должностная инструкция

Должностная инструкция — норматив-ный документ, регламентирующий назна-чение и место работника в организации, его функциональные обязанности, права, ответственность и нормы поощрения. Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности в соответствии со штатным расписанием Разработка должностных инструкций – обязанность руководителей подразделений. Этот документ должен быть написан простым, понятным языком, не допускающим двойного толкования. Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная

Штатное расписание

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы. Штатное расписание — нормативный акт, определяющий : состав организационных подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов, а также общую численность сотрудников и фонд заработной платы в организации. Как правило, штатное расписание составляется на календарный год и утверждается нанимателем или уполномоченным им лицом. Вносимые в течение года изменения к нему утверждаются в таком же порядке. Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

УТВЕРЖДАЮ штат в количестве ___________ единиц с месячным фондом заработной платы ______________ __________ рублей Руководитель предприятия _______ ___________________ подпись расшифровка подписи "___"__________199___г. Печать

Структура и штатная численность

Структура и штатная численность поддерживается согласно Уставу предприятия. Указывают все структуры подразделения должности и количество штатных единиц каждой должности. Документ оформляют на бланке предприятия. Подписывает его заместитель руководителя предприятия. Согласовывают его с главным бухгалтером, утверждает директор предприятия. Все изменения вносятся приказом директора.