Презентация "Процесс переговоров. Психологическая подготовка и переговоры." – проект, доклад

Процесс переговоров. Психологическая подготовка и переговоры.

Переговоры – это специфическая форма общения между двумя сторонами, ориентированная на совместное решение проблемы, затрагивающее интересы обеих сторон. В ходе переговоров выигрывает тот, у кого больше информации, лучше план и выше мастерство, так считает автор бестселлера «Как уцелеть среди акул», миллионер Харви Маккей. В этой лаконичной формуле названы важнейшие слагаемые успеха переговоров.

Переговоры как коммуникативный процесс

Конфликт внутри организации или между организациями – это не обязательно негативное явление, иногда он становится своеобразным катализатором новых идей, новых отношений. Переговоры – основной инструмент разрешения межличностных конфликтов в организации. Поэтому знание основ искусства ведения переговоров – обязательная составляющая профессиональной подготовки любого руководителя.

изначально предопределяет излишне твердую позицию участника, изменить которую он готов лишь в самом крайней случае. Цель торга - реализовать позицию своей стороны наиболее полно при минимальных уступках партнеру. Переход от позиционного торга к дружелюбному, «мягкому» ведению переговоров тоже не всегда является выходом из положения.

«Жесткий подход» (позиционный торг)

возможен тогда, когда обсуждение происходит дружелюбно, без споров и конфликтов. Но этот подход не означает «сдачу позиций», бесконечные уступки в ущерб себе. Речь идет лишь о манере, форме, системе действий по достижению предметной цели.

«Мягкий подход»

или переговоры «по существу», предполагают объективную оценку каждой позиции и вынесение согласованного решения, направленного на максимальное удовлетворение интересов сторон во имя общего дела. Их эффективность достигается при условии реализации следующих положений: • Разделите личностные мотивы и деловые интересы. • Сосредоточьтесь на интересах, а не на позициях. • Прежде чем решить, что делать, выделите круг возможностей. • Настаивайте на том, чтобы результаты были соотнесены с объективными критериями и нормами.

«Принципиальные» переговоры

Расположите к себе партнера Заинтересуйте партнера Убедите партнера Воздействуйте на партнера Завоюйте партнера

Важные действия при ведении переговоров

Воплощать стратегические программы деловых контактов в конкретных планах подготовки переговоров. Гибко использовать аргументы и доказательства, демонстрируя логичность мышления и готовность к позитивному взаимодействию. Распознавать и учитывать приоритеты и интересы других сторон. Тактично и принципиально спорить, уходить от конфликтов, не теряя при этом своих позиций. Этично вести себя в деловом взаимодействии, быть готовым принять точку зрения партнера, если его приоритет доказан, соглашаться с критикой в свой адрес, если она справедлива, и т.д. Продуктивно слушать, что способствует уточнению позиций и принятию продуманных решений.

Правила ведения переговоров

разрешить спорные положения и договориться о сотрудничестве.

Главная функция переговоров

1) информационную функцию (если стороны заинтересованы только в обмене точками зрения в процессе предварительных переговоров); 2) коммуникативную функцию (если разговор идет о налаживании новых контактов, связей, отношений); 3) функцию контроля и координации действий (если переговоры ведутся между партнерами, уже имеющими деловые контакты и лишь уточняющими средства выполнения ранее достигнутых соглашений); 4) регулятивную функцию (если необходимо вовремя разрешить возникающий конфликт, прекратить споры или даже уйти от немедленного (непродуманного) решения вопроса).

Функции переговоров

Действуйте коллегиально, не берите на себя все аспекты планирования. Обсуждайте рабочие варианты плана для уточнения деталей, не пренебрегайте опытом ваших коллег.

Советы для подготовки переговоров

Доверяйте мнению консультантов, но отстаивайте и собственное. Не требуйте от сотрудников выполнения ваших функций. Подготавливайте планы в оговоренные сроки, но оставляйте время на их доработку, при этом не смешивайте при планировании стратегические цели и тактические задачи. Делите планы на перспективные, поэтапные и ежедневные, но не смешивайте личные планы с планами организации.

Добивайтесь унификации планов организации по форме и содержанию, не делайте черновик плана небрежно, надеясь исправить неточности в окончательной редакции плана. Отложите черновик плана в сторону и просмотрите его «на свежую голову». Не принимайте первый вариант плана за единственно верный.

Пользуйтесь словарями справочниками, предупреждая ошибки в терминах и формулировках. Не тратьте время на создание планов для комиссии, а не для работы. Не забывайте информировать сотрудников об изменениях в плане (в ходе его выполнения).

- это сложное речевое действие, которое подразумевает сравнительную оценку всех рассматриваемых положений и исключение тех из них, с которыми стороны принципиально не согласны

Аргументация

Убедите партнера, что конструктивный подход важен ему самому. Не отвергайте и не принимайте «с ходу» жесткие позиции партнера. Не защищайте свои идеи от его нападок, не дав ему возможность выговориться. Поняв его точку зрения, направьте усилия на изучение интересов, которые стоят за его возражениями.

Правила построения системы аргументации

Предложите партнеру несколько вариантов решения проблемы. Попросите его дать свои варианты. Обратите внимание на возможность выравнивания или сближения позиций. Попробуйте обсудить последствия принятия одной из предложенных позиций.

Поощряйте критику вместо того, чтобы отказаться от нее. Старайтесь направлять ее в конструктивное русло. Используйте в диалоге вопросы, а не утверждения. Утверждения вызывают сопротивление, а вопросы вызывают ответы.

Чаще делайте паузы, особенно после собственных вопросов. Если вам сделали неразумное предложение, не спешите отвечать. В молчании люди сосредоточиваются и ищут более надежные доводы и предложения.

Стратегия той или иной деятельности - это постановка и разработка программы действии для достижения главной цели. В деловых переговорах стратегия чаще всего программирует достижение долговременных преимуществ организации или физического лица в решении определенной проблемы.

Эффективные стратегии и тактики ведения переговоров

Тактика деловой коммуникации - набор конкретных действий (в том числе речевых) из намеченной стратегической программы, которые совершаются в определенном порядке и в определенные сроки для достижения промежуточных целей или решения поэтапных задач.

К тактическим приемам, определяющим успех переговоров, можно отнести действия, направленные на получение предварительной информации, анализ интересов сторон, выход на определение возможной совместной зоны решений, подход к установлению согласия.

Тактические приемы

когда сначала партнерам предлагают решить менее важные, менее проблемные вопросы, на которые довольно легко получить положительный ответ. Это создает благоприятный психологический климат, показывает, что проблема решаема. Далее следует поиск «общей зоны решений» и «общей формулы решений». Положительное решение ряда легких вопросов помогает убедить партнера в том, что решаемы и более сложные проблемы.

Постепенное повышение сложности решаемых вопросов

когда малопривлекательные предложения увязываются с рядом привлекательных и предлагаются партнеру, заинтересованному в быстрой реализации последних. Такая тактика ускоряет договоренность и дает приоритет инициатору пакета предложений.

Тактика «пакетирования» предложений

эта тактика не обязательно ослабляет позицию партнера. Согласие пойти на уступку скорее рассматривается как желание избежать затруднений для обеих сторон.

Тактика постепенных уступок

– значимый вопрос. Во-первых, с ним связана проблема конфиденциальности, во-вторых, правильно организованная пространственная среда поможет расставить нужные смысловые акценты в ходе переговоров, в-третьих, многое определит и то, где вы предпочтете провести переговоры – в своем офисе или на территории оппонента.

Выбор места проведения переговоров

Переговоры на своей территории

Преимущества «игры на чужом поле»

В состав делегации должны входить компетентные в рассматриваемых вопросах люди. Возглавляет делегацию человек, способный успешно провести стратегическую линию организации и своевременно решить оперативные проблемы. Как правило, это руководитель организации.

Состав делегации на переговорах

лидер (официальный руководитель), эксперт (специалист по существу обсуждаемой проблемы), спикер-ведущий (специалист по процедуре) и др. Предварительно согласуйте эти роли внутри команды для выработки единого видения проблемы и процедуры переговоров.

Роли в команде

Преимущества проведения переговоров одним человеком:

Преимущества командной работы на переговорах:

сроки и время проведения переговоров; выбор места проведения переговоров; правильную организацию пространственной среды; состав собственной делегации, распределение ролей на время проведения переговоров; финансовое обеспечение переговорного процесса.

Организационная часть подготовки переговорного процесса

В основе конфронтационного подхода лежит идея противостояния сторон. Иногда переговоры, в основе которых лежит конфронтационный подход, называют позиционными, поскольку они основаны на отстаивании собеседниками своей позиции. Стол позиционных переговоров – своеобразное поле битвы. Участники, как отважные солдаты, готовые сражаться за каждое положение своей позиции, руководствуются девизом: «чтобы я победил, ты должен проиграть».

Позиционные переговоры

Даже при стремлении обеих сторон переговоры могут вообще не привести к соглашению. Защищая свою позицию, человек начинает отождествлять себя с ней, и ему трудно бывает хоть сколько-нибудь отойти от нее, потому что ему будет казаться, что он предает себя.

Основные недостатки позиционных переговоров

Позиционные переговоры создают благоприятную почву для уловок: каждый занимает жесткую позицию в надежде получить больший кусок «пирога» и идет на уступки только при возникновении угрозы срыва переговоров. Позиционный торг может закончиться ссорой сторон, так как каждая из них старается силой навязать свои условия.

Метод заключается в требовании решения проблемы исходя из ее качественных признаков, т. е. из существа дела. Партнеры стремятся найти взаимную выгоду там, где это возможно. А там, где их интересы не совпадают, добиваются такого результата, который был бы обоснован справедливыми нормами.

Принципиальные переговоры

Отделяйте людей от проблем. Вас не должны волновать личные качества участников переговоров, помните: вы обсуждаете проблему. Сконцентрируйтесь на интересах, а не на позициях. Разработайте взаимовыгодные варианты. Используйте объективные критерии.

В стратегии принципиальных переговоров существуют четыре базовые рекомендации:

· конструктивный диалог, · поиск совместных путей решения проблемы, · совместный анализ вариантов решений, · желание и умение видеть проблему с позиции другой стороны.

В основе партнерского подхода к переговорам лежат:

Общая схема переговорного процесса

Тот, кто хорошо подготовился к сражению, наполовину победил. Миге́ль де Серва́нтес

Подготовительный этап переговорного процесса

определение проблемы, требующей решения; определение потребностей и целей; отбор фактов и необходимых документов; выявление интересов сторон определение «зоны пересечения интересов»; формирование предложений и их вариантов; стратегическое планирование; система убеждения; выдвижение запасных вариантов.

Этапы подготовительного этапа переговоров

будут состоять из двух условных частей: процессуальной и тематической. Тематический аспект – то, о чем ведется речь за столом переговоров. Процессуальный аспект – то, как они готовятся и ведутся. Соответственно, выделяются два основных направления подготовительной работы: информационно-аналитическая проработка основного содержания, решение организационных вопросов.

Любые переговоры

– заключить соглашение по какому-либо вопросу. Другими словами, это принятие взаимовыгодного решения, наиболее приемлемого в данной ситуации.

Цель переговоров

владение эффективными техниками межличностной коммуникации, умение контролировать свое эмоциональное состояние и умение определять эмоциональное состояние оппонента, умение сохранять уверенность и спокойствие в любой ситуации.

Коммуникативная компетенция участников переговоров

Коммуникативный этап начинается со знакомства, представления, с установления контакта. Начало разговора может вызвать затруднение, особенно если в основе переговоров лежит разрешение конфликтной ситуации. Как вовлечь партнера в непринужденный разговор в начале переговоров? Вот несколько беспроигрышных способов:

Дискуссионный (коммуникативный) этап переговорного процесса

Правильное размещение участников переговоров помогает создать оптимальные условия для получения положительного результата. Оно зависит от множества факторов, например от вида переговоров (внутренние это или внешние); где они проводятся (на своей территории или на чужой);

Размещение участников переговоров

от количества представителей сторон (один на один или делегация с делегацией); от формы стола для переговоров.

Уже на этапе уточнения «стартовых позиций» и поиска совместных интересов очень важно постараться найти общий язык с партнером. Помните, что «дорога роза, а не горшок»: не нужно сожалеть о своих предварительных соображениях и ожиданиях, корректируйте их в ходе переговоров и вы сможете найти вариант совместного взаимовыгодного решения.

Изложение проблем и целей, уточнение позиций сторон

Процесс дискуссионного обсуждения – наиболее важный и значимый структурный элемент коммуникативного этапа переговоров, его цель – выработать общую позицию для взаимоприемлемых решений.

Дискуссия, обсуждение и согласование интересов

Во время подготовки к переговорам проанализируйте как можно большее количество всевозможных аргументов, а во время самой дискуссии используйте только самые яркие и убедительные из них. Аргументов в вашей стратегии должно быть не больше и не меньше, чем нужно для убеждения конкретных партнеров.

Система аргументов

Самые сильные аргументы используйте в завершение обсуждения, поскольку именно в них сосредоточена убедительная «ударная» сила вашей позиции. Помните: сильным считается такой аргумент, который способен убедить вашего оппонента, т. е. он должен быть сильным в первую очередь для него.

При взаимодействии с агрессивными партнерами Фишер и Юри предлагают использовать так называемую «переговорную джиу-джитсу». Основная идея этой тактики – конструктивное использование большой энергетики, заложенной в самом поведении агрессивного партнера.

Противостояние психологическому давлению со стороны партнера

Реализация этой тактики предполагает преобразование атак на личность в атаки на проблему. Для этого используются такие приемы, как: поощрение критики в свой адрес; замена утверждений вопросами; просьба партнера дать совет по выходу из сложившейся ситуации; использование пауз, поощрение партнера к высказываниям по поводу решаемой проблемы своим молчанием, готовностью слушать.

На стадии завершения переговорного процесса главное внимание уделяется обсуждению и оформлению итоговых документов. Начинать обсуждение соглашения или договора целесообразно с заранее подготовленного проекта. Также внимательно следите за тем, чтобы другая сторона не внесла в итоговый документ детали и дополнения, которые не обсуждались в ходе переговоров. Не сумеете выявить их на этой стадии – в дальнейшем внести в текст какие-либо коррективы будет практически невозможно.

Подведение итогов и принятие решений

Оценка эффективности переговоров (схема анализа)