Презентация "Автоматизация бизнес-процессов" по экономике – проект, доклад

Автоматизация бизнес-процессов

Эволюция без революций

О чем пойдет разговор

Бизнес-процесс - это упорядоченный по времени набор заданий, выполняемых как людьми, так и информационными системами предприятия, который направлен на достижение заранее известной бизнес-цели за известное время. Примеры: Обработка заказов Согласование договоров Обработка обращений клиентов Обработка запросов на сервис, обслуживание …

Зачем автоматизировать?

Фактическая производительность с точки зрения руководителя где фактический выпуск продукции в единицах измерения данного вида продукции; фактические затраты живого труда в единицах времени.

Влияние автоматизации бизнес-процессов на производительность труда

Одна автоматизация дает 2-й эффект где коэффициент увеличения объема выпуска; коэффициент снижения затрат труда.

Исходные данные

Есть предприятие, человек 500, а может и 1000 Договоры согласуются «в бумаге», написан толстый документ «Процедура договорной работы» Есть специально разработанные бумажные листы согласования документов – «бегунки». Необходимо автоматизировать процесс согласования договоров.

Как будем автоматизировать…?

… или 4-я ссылка Яндекса на запрос «Как автоматизировать бизнес-процесс?» Для того, чтобы автоматизировать бизнес-процесс нужно иметь его описание, нужно представлять себе объект, который необходимо автоматизировать. Описание бизнеса, описание бизнес-процессов - это важная и самостоятельная задача и решают ее не автоматизаторы и не программисты, а бизнес-аналитики, менеджеры. Они создают модель бизнеса, на детальном уровне которой описываются схемы автоматизируемых бизнес-процессов. Автоматизировать можно только ту схему, которая прошла логический контроль со стороны менеджеров и бизнес-аналитиков. Но возникает проблема, что менеджеры и бизнес-аналитики плохо понимают языки автоматизации исполняемых бизнес-процессов класса BPM. Инструменты для описания бизнес-процессов - инструменты класса BPA (Business Process Analysis). Например, Oracle BPA (ARIS), Casewise Corporate Modeler, IDEF**, Proforma и др. создают понятные для менеджеров картинки и диаграммы, но для ИТ-специалиста они не всегда пригодны. ИТ-специалисты должны получать, четкое, понятное описание бизнеса, а не создавать его заново, используя свои инструменты, инструменты автоматизации. Это правильные слова, но кому от них легче?

… или 4-я ссылка Яндекса на запрос «Как автоматизировать бизнес-процесс?» Матрица Захмана - схема для структурирования бизнес-процессов Это правильная методика, но как она нас приблизила к цели?

Так что же делать..? Быть проще!

Шаг 1. Возьмите карандаш (лучше, конечно, MS Visio) и нарисуйте бизнес-процесс в простых кубиках. Примерно так:

Статус Нотификация Действие

На шаге 1 важно помнить!

Собирая информацию о схеме бизнес-процесса не пытайтесь сразу сломать людей и его оптимизировать, записывайте ровно так как они говорят. Если начальник «распределяет» в бумаге нагрузку на своих подчиненных дайте ему такую же возможность и в системе – пусть упражняется. Если начальник хочет «контролировать» весь поступающий и исходящий поток в подразделение дайте ему такую возможность – пусть упражняется, он ведь начальник! Постарайтесь построить бизнес-процесс последовательно как конвейер, получив четкую ответственность за каждый статус!

Шаг 2. Возьмите MS Visio и нарисуйте форму, как будет представлен документ, соответствующий бизнес-процессу в системе. Примерно так…

На шаге 2 важно помнить!

Разместите на форме поля, которые просят, не ограничивайте людей, при этом группируя их по тематике для обеспечения эргономичности формы. Обязательно предусмотрите поле «Замечания» – люди должны где-то изливать свой гнев праведный! Обязательно предусмотрите поле «История» каждый документ должен ее иметь – Компания должна знать своих героев. Можно не уделять внимание блокировкам и контролям до запуска системы хотя бы в опытную эксплуатацию – система не должна нести угрозу людям.

Шаг 3. Возьмите MS Visio и нарисуйте как будут сгруппированы документы в системе Примерно так…

Шаг 4. Поместите все описанные выше рисунки в альбом, добавьте немного слов, назовите альбом «Исходные требования к системе автоматизации…» и согласуйте их с бизнес-пользователями. Шаг 5. Зовите ИТ-шников, дайте им выбрать платформу на, которой будет реализовываться система, и поручите за 2 месяца реализовать требования, предупредив о следующем: Форма документа будет изменяться с интенсивностью 10 запросов на изменения в неделю. Схема бизнес-процесса будет меняться с интенсивностью 10 запросов в месяц. Срок на реализацию изменения не должен превышать 1 неделю с момента его появления. Все изменения должны четко регистрироваться.

Платформа для автоматизации – любое удобное «местным ИТ-шникам» средство Sharepoint + MS SQL Oracle Open Source BPM Process Maker Lotus Domino/Notes

Шаг 6. Пока ИТ-шники делают систему, поснимайте статистику исполнения автоматизируемого бизнес-процесса в режиме «пешком» – это будет индикативным показателем для оценки автоматизации.

Шаг 7. Разверните сделанную систему у пользователей, участвующих в процессе. Для каждого пользователя не поленитесь сделайте пошаговую инструкцию работы с системой, в стиле «делай раз, делай два»

1. Воспользуйтесь гиперссылкой для выбора ответственного.

2. Выберите ответственного из списка.

3. Нажмите для подтверждения выбора

Шаг 8. Делайте тестовые прогоны бизнес-процесса в системе, запускайтесь в опытную эксплуатацию и будьте готовы к эволюции (реализации запросов на изменения).

Элементы эволюции.

Начнут отмирать «ненужные статусы» типа «Определение ответственного».

Участие топ-менеджмента компании будет сведено к минимуму.

Начнет детализироваться состав информации о документе.

Начнут появляться запросы на организацию автоматизированных контролей и блокировок.

Начнут появляться новые уровни детализации бизнес-процесса, в тех местах, где требуется более тонкое управление процессом.

Начнут появляться запросы на аналитическую отчетность

Начнут появляться запросы на интеграцию данных

Начнут появляться запросы на смежные системы

Не забудьте периодически обновлять описание автоматизированного когда-то бизнес-процесса. Не забудьте периодически обновлять описания интеграционных решений. Не забудьте периодически обновлять документацию на систему автоматизации бизнес-процесса.

Зачем мы всё это делали?

Производительность труда

С П А С И Б О !