Презентация "Структура, реквизиты и правила оформления делового немецкоязычного письма" по экономике – проект, доклад

СТРУКТУРА, РЕКВИЗИТЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО НЕМЕЦКОЯЗЫЧНОГО ПИСЬМА

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение 2. Общие правила оформления деловых немецкоязычных писем 3. Оформление делового письма на фирменном бланке 4. Структура: Адрес получателя Город-отправитель, дата Заголовок письма Обращение

Текст письма Окончание письма или формула прощания Блок подписи Приложение 5. Нумерация многостраничных документов 6. Оформление делового письма не на фирменном бланке 7. Клише и выражения для начала и конца письма

ВВЕДЕНИЕ

Образцовое письмо, как и личность, должно быть гармоничным и внешне и внутренне. Внутренняя сторона делового письма - это его содержание, хороший стиль и безупречное правописание. Внешняя - это соответствующая стандартам структура, правильность оформления реквизитов.

Общие правила оформления деловых немецкоязычных писем

Оформляются с одной стороны листа

Рекомендуется использовать шрифты Times или Arial размером 11 или 12 пт

Левое поле - 24,1 мм, правое поле - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм

Длина печатной строки - от 163,8 мм до 201,9 мм (отсчет ведется от левого края листа, а не от поля)

Для печати используется бумага формата А4 (DIN-A4)

Оформляются согласно Германскому промышленному стандарту 5008 (DIN 5008: Schrieb- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung)

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА НА ФИРМЕННОМ БЛАНКЕ

Информация об отправителе (Absenderangaben) может располагаться в верхней и нижней части письма. В верхней части письма, как правило, размещаются логотип фирмы (Logo), название фирмы с указанием юридической формы (Firmenname mit Rechtsform), возможно указание отрасли (Branche), адрес фирмы или абонементный ящик (Firmenadresse oder Postfach), номера телефона, факса (Telefon-, Faxnummer), адрес электронной почты (варианты написания: E-Mail, Email, eMail, e-Mail), сайт Интернета (Internet).

В нижней части письма содержится информация о точном адресе (genaue Adresse), если в верхней части вы указали только номер абонементного ящика, о директоре фирмы (Geschäftsführer), банковских данных (Bankleitzahl - BLZ, Konto-Nr.), названии и местонахождении банка, торговом регистре (Handelsregister), местонахождении суда (Amtsricht), филиалах(Filiale, Niederlassungen), представительствах (Vertretungen).

Современное немецкоязычное деловое письмо может содержать дополнительный информационный и коммуникационный блоки.

Коммуникационный блок располагается напротив первой строки адреса получателя на расстоянии 125,7 мм от левого края листа.

Информационный блок содержит регистрационный номер входящей корреспонденции (Ihr Zeichen) и дату входящей корреспонденции (Ihre Nachreicht vom (Datum)), на которую мы ссылаемся в данной исходящей корреспонденции: unser Zeichen, unsere Nachreicht vom (Datum).

Помните!

В русскоязычном деловом письме или документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. В немецкоязычном делопроизводстве нет понятия «интервал», вместо него используется понятие «пустая строка» - Leerzeile.

АДРЕС ПОЛУЧАТЕЛЯ ANSCHRIFT

Состоит, как правило, из 5 строк:

1. Anrede/Firma - обращение/фирма

2. Name des Adressaten - фамилия адресата

3. Straße - Hausnummer oder Postfach - улица, номер дома или абонементный ящик

4. Leerzeile - пустая строка

5. Postleitzahl und Bestimmungsort - почтовый индекс и место назначения

При указании вида отправки:

2. Leerzeile

1. Einschreiben - заказное письмо

3. Name des Adressaten

4. Straße - Hausnummer oder Postfach

5. Leerzeile 6. PLZ und Bestimmungsort

Parkstraße 16//W 15 или Konzernstraße 11-14

Обратите внимание на оформление номера дома и квартиры

Hotel Sonnelust Direktion Waldweg 15 D-00000 Köln

Реквизиты адреса не отделяются запятыми

В адресе получателя может указываться академическая степень

Может указываться дипломатическая степень

Diplomß-Ingenieur - Dipl.-Ing. Diplom-Kaufmann - Dipl.-Kfm. Diplom-Kauffrau - Dipl.-Kff.

Professor Doktor

Обращение употребляется в винительном падеже (schreiben an Akk.). Предлог an опускается.

Herrn Professor Hans Berger Herrn Dr.H.Meier Herrn Dr.M.Schwarz Rechtsanwälte ABC GmbH Dr.Anna Schulz

Frau Dr.Erika Klaus Ortmann&Philipp KG Frau Professor(in) Anna Müller Herrn Bankdirektor Dipl.-Kfm. Wolfgang Ott Regionalbank AG Herren Rechtsanwälte Dr.H.Meier und Dr.M.Schwarz

Заграничный адрес получателя оформляется латинским шрифтом и арабскими цифрами. Место назначения (Bestimmungort) и страна назначения (Bestimmungsland) печатаются заглавными буквами. Место назначения, по возможности, пишется на языке страны назначения (например, FIRENZE вместо FLORENZ). Пустой строкой эти реквизиты не отделяются.

ABC GmbH Frau Dipl.-Kff.M.Flex Münstreplatz 8 0000 GENF SCHWIEZ

ГОРОД-ОТПРАВИТЕЛЬ, ДАТА ORT UND DATUM

При оформлении письма на фирменном бланке, содержащем дополнительный информационный блок, этот реквизит, а именно дата, оформляется под строкой «Unsere Nachricht vom…“

При оформлении письма на бланке, не содержащем этого блока, данный реквизит будет размещен на уровне первой строки адреса получателя на расстоянии 100,5 мм от левого края листа.

Berlin, 5. August 2003 Berlin, 5. Aug. 2003 Berlin, 05.08.2003 Berlin, den 5. August 2003 Berlin, 2003-08-05 (международный стандарт)

Точка после количественного числительного указывает на его порядковость. Запятая между названием города и датой обязательна.

ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА (BETREFF - ПОВОД, BEZUG -ССЫЛКА)

Слово “Betreff” по современным стандартам не пишется. Betreffzeile указывает на содержание письма, стоит в именительном падеже.

Данная строка не подчеркивается, текст ее может выделяться жирным шрифтом. Первое слово пишется с заглавной буквы, в конце строки знак препинания не ставится.

Bitte um Auskunft Bewerbung um die Stelle der Sekretärin

Bezugzeile содержит ссылку на ранее полученную информацию Ihr Schreiben vom… Ihr Angebot vom… Ihre Anzeige vom...

ОБРАЩЕНИЕ (ANREDE)

Отделяется запятой, реже восклицательным знаком. Первое слово текста письма пишется со строчной буквы, если это не существительное и не местоимение Sie, Ihr.

Стандартные обращения к организациям и фирмам: Sehr geehrte Damen und Herren, Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren, Geehrte Herren, Sehr verehrte Damen und Herren,

Стандартное обращение к одному лицу: Sehr geehrte Frau Müller, Sehr geehrter Herr Binder, Менее официальное обращение: Liebe Frau Müller, Lieber Herr Binder, Обращение с указанием академической степени: Sehr geehrter Herr Professor Schmidt, Sehr geehrte Frau Professor(in) Fritsch, Sehr geehrte Frau Dr.Flex, Обращение к адвокату: Sehr geehrter Herr Rechtsanwalt Hautmann, Sehr geehrte Frau Anwältin Olt,

Обратите внимание на то, что в адресе получателя указывается дипломатическая степень, а в обращении - нет:

Anschrift: Herrn Bankdirektor Dipl.-Kfm. Wolfgang Ott Regionalbank AG

Anrede: Sehr geehrter Herr Ott,

Не допускается такое обращение: Sehr geehrte Frau und Herr Barth,

Правильным будет: Sehr geehrte Frau Barth, Sehr geehrter Herr Barth,

ТЕКСТ ПИСЬМА (BRIEFTEXT)

Оформляется блочным стилем

Абзацы отделяются друг от друга пустой строкой

Допускается выделение курсивом, жирным шрифтом, подчеркиванием

Большой текст распределяется на несколько страниц

Чтобы небольшой текст максимально занимал пространство страницы, между абзацами может быть оставлено 2 пустые строки, интервал - не одинарный, а полуторный

Прощание и подпись не переносятся на следующую страницу

ФОРМУЛА ПРОЩАНИЯ (SCHLUSSFORMEL)

Стандартные формулы прощания: Mit freundlichen Grüßen Freundliche Grüße Mit freundlichem Gruß Mit bester Empfehlung Mit den besten Grüßen Менее официально: Herzliche Grüße Beste Grüße Herzlichst

Начинается с заглавной буквы, в конце знак препинания не ставится.

БЛОК ПОДПИСИ (UNTERSCHRIFT)

Лицо, занимающее более высокую должность, ставит подпись левее

В блоке подписи часто используются сокращения: i.A. - im Auftrag - по поручению i.V. - in Vollmacht - по полномочию in Vertretung - за (перед подписью) ppa. - per procura - по доверенности

ПРИЛОЖЕНИЕ (ANLAGENVERMERK)

Может отсутствовать, так как не каждое письмо содержит приложения

Слово «Anlage» или «Anlagen» выделяется жирным шрифтом либо подчеркиванием.

Anlage Informationsmaterial

Anlagen Lebenslauf mit Lichtbild Zeugniskopien

НУМЕРАЦИЯ МНОГОСТРАНИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

При оформлении многостраничного документа первая его страница печатается на бланке, а все последующие на чистых листах бумаги одинакового с бланками формата и качества. Нумерация страниц такого документа обязательна. Она начинается со второй страницы всего документа и приложения к нему. Номер страницы печатается на расстоянии 100,3 мм от левого края листа и оформляется следующим образом: -2-

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА НЕ НА ФИРМЕННОМ БЛАНКЕ

Этот способ оформления типичен, если отправителем является частное лицо. Адрес отправителя в этом случае не содержит коммерческого блока и оформляется в следующей последовательности: 1. Vorname Zuname des Absenders 2. Straße Hausnummer/Postfach 3. Postleitzahl Ort 4. Leerzeile 5. Telefonnummer

Все последующие реквизиты имеют вышеописанное расположение и оформление

КЛИШЕ И ВЫРАЖЕНИЯ ДЛЯ НАЧАЛА И КОНЦА ПИСЬМА

Wir bestätigen den Erhalt Ihres Briefes vom… - Мы подтверждаем получение Вашего письма от… Ich habe Ihr Schreiben vom… mit bestem Dank erhalten, und teile Ihnen hierauf mit, daβ … - Я получил с благодарностью Ваше письмо от… и сообщаю Вам, что… Mit Dank bestätigen wir den Erhalt Ihres Briefes vom… - С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма от … Wir nehmen Bezug auf Ihr Schreiben vom… - Мы ссылаемся на Ваше письмо от… Bezugnehmend auf…/ Unter Bezugnahme auf Ihr Fernschreiben… - Ссылаясь на/со ссылкой на Ваш телекс… In Beantwortung Ihres Briefes… - В ответ на Ваше письмо…

Bezugnehmend auf…/ Unter Bezugnahme auf Ihr Fernschreiben… - Ссылаясь на/со ссылкой на Ваш телекс… In Beantwortung Ihres Briefes… - В ответ на Ваше письмо… Im Nachgang zu unserem Brief vom… - В дополнение к нашему письму от… Wir erwarten Ihre Antwort - Ждем Вашего ответа… Wir hoffen auf eine positive Antwort - Мы надеемся на положительный ответ… Wir danken Ihnen im Voraus für die Erfüllung unserer Bitte - Заранее благодарны Вам за выполнение нашей просьбы Für Ihre Bemühungen danken wir Ihnen. - Мы благодарим Вас за Ваши усилия Wir bitten Sie, uns Ihre Entscheidung so bald wie möglich mitzuteilen - Просим сообщить как можно скорее о Вашем решении