Презентация "Экспертиза ценности документов" по экономике – проект, доклад

Экспертиза ценности документов

Вопросы

Экспертиза ценности документов: понятие, нормативно-методические основы, принципы, критерии ценности Организация экспертизы ценности документов: экспертные комиссии Методические требования к проведению экспертизы ценности документов Порядок уничтожения и списания документов

После завершения хранения документов в делопроизводстве проводится их оценка и ряд организационных и технических работ по подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию. В состав этих работ входят: экспертиза ценности документов для определения возможности их дальнейшего практического и научного использования; оформление дел, подлежащих дальнейшему (архивному) хранению; составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу; передача дел в архив организации; уничтожение документов с истекшими сроками хранения, не представляющих практической или научной ценности.

ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Нормативно-методические основы проведения экспертизы ценности документов: действующее законодательство и правовые акты Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел; нормативно-методические документы Федерального архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Задачи экспертизы ценности документов: изучение состава и содержания документов учреждения (критерии ценности документов); определение сроков их хранения; отбор документов для их дальнейшего хранения отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение профильности государственных архивов; обеспечение полноты состава архивного фонда.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Базовое условие проведения экспертизы ценности документов – принцип всесторонности и комплексности изучения документов. Для правильной оценки документов ни один из них не может рассматриваться изолированно от других. Документы должны изучаться и оцениваться в комплексе: одни документы дополняют другие; могут быть документы с повторяющимся содержанием; информация, содержащаяся в одних документах, поглощается другими документами и т. п.

Ценность документов (и для организации, и для государства) неравнозначна. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки.

Часть документов сохраняет свое значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Принципы экспертизы ценности документов Принцип историзма основной, определяющий происхождение, содержание документа, его внешние особенности. Принцип всесторонности: с точки зрения внутренней структуры документов и документальных фондов; с точки зрения исторических связей между ними; с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений их структуры, происходящих со временем; с точки зрения закономерностей развития структуры, форм документов и т.п. Принцип объективности (непредвзятости суждений при отборе документов на хранение). Принцип системности / целостности (комплексности) предполагает рассмотрение документа в единстве его взаимосвязанных частей, а также как часть более общего его окружения.

Знание конкретно-исторической обстановки, в которой возникли документы, изучение всех сторон жизни общества, которую они отражают в комплексе с другими документами фондообразователя и других фондов, позволяет обеспечить полноценное комплектование Архивного фонда Российской Федерации. При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов: критерии происхождения документов (значимость организации или лица, в результате деятельности которых созданы документы) в жизни общества; критерии содержания документа; критерии внешних особенностей документов.

Критерии происхождения: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли; значимость выполняемых ею функций; время и место образования документа; значимость отраженных в документе событий.

Критерий происхождения документов позволяет разделить все учреждения, предприятия и организации примерно на 3 группы: 1. организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. 2. организации местного значения. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно. 3. преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

Критерии содержания: уникальность и типичность информации документа; ее повторяемость в других документах; вид документа; подлинность документа.

Критерии внешних особенностей документа: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа; юридическая достоверность документа; физическое состояние документа.

При экспертизе ценности личных документов необходимо учитывать: значимость фондообразователя и его документов; объективность и субъективность документов; взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотипными документами; физическую сохранность документов.

При отборе документов на постоянное хранение необходимо учитывать: значимость учреждения или лица, в деятельности которых образовался документ; значимость содержания документа; время и место создания документа; подлинность и копийность документа; юридическую силу документа; дублетность, повторяемость документа; поглощенность содержания документа (применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации); физическое состояние документа.

Экспертиза ценности проводится в несколько этапов: в делопроизводстве организаций и предприятий; в архивах организаций; в государственных архивах. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через год, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.